Budjetointi ei ole monelle yrittäjälle välttämättä arjen innostavin askare. Se saatetaan nähdä muodollisena Excel-jumppana, joka vie aikaa tärkeämmiltä asioilta. Budjetoinnin hyötyjä ei kuitenkaan pidä aliarvioida – hyvin rakennettu budjetti on yksi tehokkaimmista johtamisen työkaluista. Se tuo selkeyttä ja pitkän tähtäimen näkymää talouden hallintaan, auttaa pitämään kassavirran hallinnassa sekä tukee oikea-aikaista päätöksentekoa.
On täysin ymmärrettävää, että aika ja resurssit ovat kortilla, kokonaisuus ja luvut saattavat tuntua monimutkaisilta, eikä todellisia hyötyjä aina näe ennakkoon. Budjetoinnin hyödyt näkyvät viimeistään silloin, kun ongelmia ilmenee.
Tämän artikkelin tarkoitus on auttaa yrittäjää ottamaan yrityksen talouden suunnittelu haltuun ja tehdä prosessista mahdollisimman selkeä, miellyttävä ja hyödyllinen – tavoitteena parantaa edellytyksiä tehdä laadukkaampia liiketoimintapäätöksiä ja välttää ikäviä yllätyksiä.
Miksi budjetointi on yrittäjälle ratkaisevaa
Budjetointi on liiketoimintaa kehittävä työväline. Budjetti antaa konkreettisen näkymän siihen, mihin rahat todella menevät ja mistä sitä saadaan, mitä tavoitteita voidaan realistisesti saavuttaa ja millaisia valintoja on tehtävä, jotta liiketoiminta pysyy kannattavana. Se tekee tulevaisuudesta vähemmän sattumanvaraisen ja auttaa ohjaamaan resursseja oikeisiin paikkoihin.
Hyvin rakennettu budjetti toimii myös viestintävälineenä, sillä se helpottaa keskustelua esimerkiksi tilitoimiston, pankin tai muiden sidosryhmien kanssa ja tuo yhteisen kielen talouden seurantaan. Lopputuloksena on selkeämpi kuva yrityksen tilanteesta ja parempi varmuus päätösten taustalla.
Kun budjetointi on kunnossa, yrittäjä ei enää johda yritystä mututuntumalla, vaan hallitsee sen numeroiden kautta – selkeämmin, ennakoivammin ja rauhallisemmin.
Budjetti on suunnitelma, joka antaa selkeän pohjan päätöksille ja auttaa hallitsemaan yrityksen tulevaisuutta:
- Päätöksenteon tuki: voit tehdä rekrytointi- tai investointipäätöksiä faktoihin perustuen.
- Turvaa muutostilanteissa: kun ennuste ja todellisuus erkaantuvat, näet sen ajoissa.
- Näkyvyyden kassavirtaan: tiedät, paljonko rahaa on käytettävissä ja milloin sitä kertyy.
Mitä tietoja tarvitset budjetoinnin pohjalle
Budjetointi onnistuu vain, jos sen pohjana on luotettava data. Aloittamista helpottaa, kun kokoat tarvittavat luvut yhteen paikkaan.
Tarvitset ainakin:
- edellisen 12 kuukauden tiedot tuloista ja menoista
- tiedon kiinteistä kulueristä, kuten palkoista, vuokrista ja ohjelmistoista
- mahdollisimman hyvin arvioidut muuttuvat kulut ja niiden vaihteluvälit
- mahdolliset lainat, korot ja verojen maksut sekä muut pakolliset maksut
- tiedon tulon lähteistä ja arvion muutoksista
- suunnitellut investoinnit ja tiedon myynnin kausivaihteluista
- selkeyden yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin
Monelle yrittäjälle saattaa näiden tietojen hakeminen tilitoimistosta olla ensimmäinen konkreettinen askel budjetoinnin aloittamiseen. Kun luvut ovat saatavilla, budjetin kokoaminen helpottuu merkittävästi.
StatBun kokoaa luvut puolestasi – katso webinaaritallenne >>
Budjetin rakenne – pidä se yksinkertaisena ja tarkoituksen mukaisena
Budjetti kannattaa rakentaa tilikauden mittaiseksi, eli useimmissa tapauksissa kalenterivuodelle, ja seurata sitä kuukausittain. Pienemmissä yrityksissä vähemmän voi olla enemmän – olennaista on, että budjetti kuvaa todellisuutta ja tukee päätöksentekoa.
Keskeisiä osa-alueita ovat esimerkiksi:
- tulot tuotteittain tai palvelulinjoittain
- muuttuvat kulut, kuten alihankinta, materiaalit tai markkinointi
- kiinteät kulut, kuten tilat, palkat, ja ohjelmistot
- investoinnit, lainojen lyhennykset, korot ja verot
- kassavirtalaskelma
Monimutkaiset laskentamallit eivät ole aina tarpeen. Tärkeintä on, että budjetti tarjoaa realistisen kuvan juuri sinun yrityksesi liiketoimintaan ja sitä on helppo päivittää ja verrata toteumaan.
Näin rakennat toimivan budjetin
Budjetointiprosessi muuttuu hallittavaksi, kun sen pilkkoo selkeisiin vaiheisiin. Seuraavat vinkit toimivat hyvänä pohjana:
- Määrittele tärkeimmät strategiset tavoitteet – mihin haluat budjetilla vastata: kasvuun, kannattavuuteen vai esimerkiksi vakaan kassavirran turvaamiseen.
- Kokoa menneiden 12 kuukauden luvut pohjalle ja pohdi, mitä niistä voi oppia.
- Laadi myyntiennuste ja tee kolme skenaariota: realistinen, pessimistinen ja optimistinen.
- Jäsentele kulut – erottele kiinteät ja muuttuvat kulut, jotta ymmärrät, mikä muuttuu esimerkiksi myynnin tai tuotannon mukana ja mikä ei.
- Laske kassavirta kuukausittain – huomioi tulot, menot, verot ja lainojen maksut.
- Dokumentoi olettamukset: esimerkiksi hinnat, myyntimäärät ja projektien aikataulut, jotta tiedät myöhemmin, miksi budjetti laadittiin tietyllä tavalla.
Kun nämä vaiheet on käyty läpi, sinulla on selkeä lähtökohta, jota on helppo seurata ja kehittää.
Suositeltavaa on myös hyödyntää budjetoinnin ohjelmistoa, joka tuo luvut automaattisesti kirjanpidosta – näin säästät rutkasti aikaa ja hermoja sekä vältyt manuaalisilta virheiltä. Lisäksi on hyvä muistaa, että yksin ei tarvitse jäädä. Edellä mainittu budjetoinnin työkalu on jo yksi iso tekijä tukemaan niin osaamista kuin tehokasta ajankäyttöä. Sen ohella hyvä tilitoimisto ja kirjanpitäjä ovat myös todella arvokkaita tukipilareita talouden suunnittelussa ja konsultoinnissa.
Tutustu tilitoimistokumppaneihimme >>
Budjetoinnin rytmi ja seuranta
Budjetti ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Suurin hyöty syntyy siitä, että seurantaa tehdään säännöllisesti ja tieto johtaa oikeisiin toimenpiteisiin.
Yrittäjän kannattaa varata kuukausittain tai vähintään kvartaaleittain hetki, jolloin tarkastellaan toteumaa budjettiin verrattuna. Jos luvut poikkeavat, selvitetään syyt ja päivitetään ennuste. Tämä pitää talouden hallinnan aina mahdollisimman hyvin arjen tasolla, eikä budjetti jää pöytälaatikon pohjalle.
Selkeä ja vaivaton budjetin seuranta StatBunilla – katso tallenne >>
Vältä budjetoinnin yleisimmät virheet
Budjetointia hankaloittavat usein tutut kompastuskivet. Yritysten budjetoinnissa saattaa esiintyä näitä muutamia perusvirheitä:
- edellisten lukujen mekaaninen kopiointi ilman analyysia
- datan puute tai heikko laatu
- yksi myyntiennuste, joka laaditaan liian optimistiseksi
- kulut, esimerkiksi henkilöstö- ja markkinointikulut, arvioidaan alakanttiin
- strategian ja tavoitteiden unohtaminen
- budjetti jätetään seuraamatta ja päivittämättä, jolloin se menettää merkityksensä
- oletuksia ei dokumentoida, jolloin poikkeamien syyt on vaikea tunnistaa
Näiden välttäminen voi olla monesti tärkeämpää kuin täydellisen tarkan mallin tekeminen. Virheiltä vältytään paremmin, kun budjetoinnille varataan aikaa, data on kunnossa ja tukena ovat oikeat ohjelmistotyökalut sekä tarvittaessa ulkoinen asiantuntijatuki.
Ota budjetti johtamisen työkaluksi helposti
Hyvin laadittu ja seurattu budjetti helpottaa yrittäjän arkea. Se tuo selkeyttä päätöksentekoon, lisää määrätietoisuutta ja luottamusta omaan ohjauskykyyn sekä vähentää ylimääräistä stressiä. Kun budjetti toimii kuormittamatta ja luontevasti päätöksenteon tukena, se ei enää tunnu pakkopullalta, vaan aidolta osalta yrityksen menestystä.
StatBun on yrittäjille kehitetty uudenlainen liiketoiminta-alusta, joka antaa yritysjohdolle modernit välineet talouden suunnitteluun ja seurantaan. StatBunin käytön voi aloittaa itsenäisesti, vaikka heti.
StatBun ilmainen kokeilujakso – Näin aloitat >>
StatBunin Timo Räsänen on apunasi kaikissa kysymyksissä: Ota yhteyttä >>
