Eväitä yrityksen talouden johtamiseen

Kassavirta on kuningas ja muita talouden johtamisen oivalluksia

Mitä on pienten ja keskisuurten yritysten hyvä talouden johtaminen ja miksi siihen on syytä perehtyä? Tähän aiheeseen pureuduttiin 15.2.2022 Parempaa talouden johtamista -paneelissa viiden yrittäjän sekä tiedolla johtamisen ja taloushallinnon asiantuntijan voimin. Mukana paneelikeskustelussa oli Visma Fivaldin, Tilitoimisto Aarnion, TT Valmennuksen ja Idention edustajien lisäksi myös yrittäjä-toimitusjohtajamme Toni Kemppinen. Keskustelu taloustiedon hyödyntämisen merkityksestä osana koko liiketoiminnan päätöksentekoa ja johtamista – sekä yrittäjän mielenrauhan kulmakivenä – oli vilkasta.

Mitä siitä jäi käteen? Kokosimme keskeisimmät pointit ja pureudumme niihin lisää käytännön esimerkein.

• Luvut eivät ole itseisarvo. Ne kertovat arjen tekemisen syy-seuraussuhteista.
• Päätöksiä tehdään tulevaisuutta kohti. Siksi historiatieto yksin ei riitä.
• Sitä saat, mitä mittaat. Tavoitteet pitää siis asettaa fiksusti.
• Kassavirta on kuningas, sillä kassakriisi on yrityksen ainoa oikea kriisi.
• Yrittäjän aika on arvokasta. Oikein valitut palvelut ja ohjelmistot helpottavat elämääsi.
• Oma kiinnostus ja halu ymmärtää taloutta ratkaisee.

Talouden data yrityksesi arkitekemisen peilinä

Mitä talouden johtaminen ylipäätään on? Sen voi nähdä liiketoiminnan johtamisena ja päätöksentekona, jossa hyödynnetään talousdataa. Keskustelussa painottuu se, että kyse on ennen kaikkea kokonaisuuden johtamisesta ja tasapainon ylläpitämisestä. Liiketoiminnan suunnittelu ja seuraaminen ei saa olla liian talousvetoista taulukoilla johtamista. Sitä kammoksuttua Excelillä johtamista. Numeerisia tavoitteita on toki hyvä asettaa ohjaamaan toiminnan suunnittelua ja arviointia. Talouden luvut eivät kuitenkaan ole itseisarvoja, vaan niiden tulkinta auttaa ymmärtämään liiketoimintaa paremmin.

Numerot kertovat siitä, mitä teemme yrityksen arjessa ja mitä siitä seuraa. Ne kertovat päätöksistä ja toiminnasta. Tärkeää onkin siis lukujen takana olevien syy-seuraussuhteiden ymmärtäminen. Miten verkkokaupan uudistus näkyy tuloksessa? Ovatko myyntitapaamiset uudessa kohderyhmäsegmentissä johtaneet keskimääräistä suurempiin kauppoihin? Miten asiakastyytyväisyyden nousun kautta parantunut asiakaspito näkyy kassassa?

→ Luvut eivät ole itseisarvo. Yrittäjän on löydettävä syy-seuraussuhteet arjen tekemisen ja numeeristen tulosten välillä.

Millaisella tiedolla johdat?

Yhä reaaliaikaisemman tiedon myötä taloushallinnon merkitys liikkeenjohdon osana on kasvanut huomattavasti. Talouden tieto ei ole enää pelkästään historiadataa, jota kokoamme raportteihin verottajaa varten. Kun järjestelmistä saatava tieto on hyödynnettävissä tässä hetkessä, se antaa pohjan perustellulle päätöksenteolle tulevaisuutta kohti. Panelistit nostavat esiin ajantasaisen tiedon hyödyntämisen rinnalle tärkeänä seurannan säännöllisyyden ja tiheyden merkityksen. Esimerkiksi asiakkuuksien irtisanomisten määrän nousuun on voitava reagoitava nopeasti eikä kvartaaleittain.

Historiatiedon hyödyllisyyttä ei myöskään kannata aliarvioida. Kun omasta liiketoiminnasta ja toimialasta on saatavilla pitkäaikaista dataa, voi sen pohjalta tehdä perusteltuja ennusteita ja päätöksiä. Hyödynnätkö budjetoidessa aiempien vuosien tietoa siitä, miten paljon markkinointiin uppoaa rahaa? Tai millainen kuukausittainen asiakasmäärä ja heidän keskiostosummansa on ollut aiempina vuosina? Maksavatko jotkin asiakkaasi toistuvasti myöhässä? Oletko tehnyt investoinnin, jonka vaikutuksia seuraat vuosia?

→ Päätöksiä tehdään tulevaisuutta kohti, ei historian takia. Siksi hyödynnettävän tiedon on oltava tässä hetkessä relevanttia.

Sitä saat, mitä mittaat

Tässäkin keskustelussa toistetaan: sitä saat, mitä mittaat. Kun asetat tavoitteita ja seuraat niitä, on todennäköistä, että myös saat aikaan toivotun suuntaisia positiivisia tuloksia. Keskityt tekemään asioita tavoitettasi kohti. Siksi onkin tärkeää, että suunnittelussa – joka on paljon budjetointia laajempi asia – valitset fiksusti sen, mitä mittareita seuraat. Mitkä tavoitteet priorisoit ja millaisella aikajänteellä? Mitkä tunnusluvut kertovat siitä, että toimintasi johtaa tavoittelemiisi tuloksiin? Konkreettisia tavoitemittareita säännöllisesti seuraten ja analysoiden tunnistat mahdolliset muutostarpeet toiminnassa.

→ Sitä saat, mitä mittaat. Tavoitteet pitää siis asettaa fiksusti.

Kassavirta on kuningas

Kassavirran seuraaminen, suunnittelu ja ennustaminen ovat panelistien mukaan yksi yrityksen elinehto. Kassalla voit vaikuttaa yrittämisen arkeen ja elämänlaatuun huomattavasti. Kassakriisi on yrityksen ainoa oikea kriisi, toteaa yksi heistä. Yrittäjän on tosiaan helpompi ratkaista kaikkia muita ongelmia silloin, kun yrityksen talous on kunnossa. Kun kassassa on rahaa. Seuraa siis säännöllisesti sitä, ovatko maksut tulleet tilille ja keneltä sinulla on saatavia. Kun ymmärrät kassavirtojasi, voit myös suunnitella niitä. Mahdollistaako kassavirtatulos investoinnit yrityksesi kehittämiseen?

Pitkän aikavälin kassavirtaennustaminen tarjoaa ratkaisun yrityksen tavoitteelliseen tulevaisuuden suunnitteluun ja erilaisiin skenaarioihin varautumiseen. Mitä jos investointi onkin kannattamaton? Kestääkö yrityksesi äkillisen, hetkellisen muutoksen kassassa? Myös rahoittajat haluavat nähdä takaisinmaksukykyä vuosien päähän. Kannattaa siis hyödyntää ohjelmistoa, jonka avulla teet luotettavat trendeihin ja budjetteihin perustuvat kassavirtaennusteet. Aseta erilaisia tavoiterajoja, joiden avulla kontrolloit sitä, seilaatko selvillä vesillä vai onko aihetta nostaa hälytysvalmiutta tai ryhtyä välittömiin korjausliikkeisiin.

→ Kassakriisi on yrityksen ainoa oikea kriisi, joten käytettävän rahan määrää kannattaa suunnitella ja ennustaa pitkälläkin aikavälillä.

Valitse tilitoimisto ja ohjelmisto huolella

Näiden merkitystä ei ole syytä aliarvioida: ajansäästön ja mielenrauhan, jotka osaava tilitoimisto ja helppokäyttöinen ohjelmisto sinulle suovat. Nykyaikainen tilitoimisto ei ainoastaan hoida lakisääteistä kirjanpitoa, vaan tukee talouden suunnittelussa ja lukujen tulkinnassa. Taloushallinnon asiantuntija voi auttaa ymmärtämään ja ennustamaan yrityksen taloutta osana liiketoiminnan kokonaisuutta.

Hyvä ohjelmisto puolestaan tarjoaa sinulle tarvittavan tiedon ja välineet liiketoiminnan suunnitteluun ja seurantaan. Se säästää sinut työläältä tietojen keräämiseltä ja yhdistelyltä. Auttaa hyödyntämään tietoa helpommin. Pienillekin yrityksille on nykyään tarjolla ohjelmistoja liiketoimintatiedon – mukaan lukien taloustiedon – hyödyntämiseen. Ohjelmistot eivät ole enää kalliita projekteja, joihin vain suurilla yrityksillä on varaa. Ne eivät myöskään vaadi omaa IT-osaajaa käyttöönottoon, käyttöön ja ylläpitoon. Ohjelmistoa valitessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, mitä tietoa se saa tuotua yhteen paikkaan ja millaisia työkaluja se tarjoaa tämän tiedon hyödyntämiseen. Tukeeko se arjen talouden johtamista? Tarjoaa laaja-alaisen tiedon myynnistä markkinoinnin kustannuksiin ja kassavirroista budjetin toteumaan? Auttaa sinua kiinnittämään huomiosi siihen, mihin voit olla tyytyväinen ja mikä kaipaa muutosta?

→ Arvosta aikaasi ja välty ylimääräiseltä päänvaivalta. Tunnista, milloin on aika tukeutua asiantuntijapalveluihin, ja valitse ohjelmistot, jotka helpottavat elämääsi.

Oma kiinnostus ratkaisee

Yksi asia on selvä: yrittäjän vastuulla on hyödyntää ja tulkita tietoa. Hyvä ohjelmisto tarjoaa tarvitsemasi tiedon ja auttaa sen hyödyntämisessä, mutta siitä täytyy olla kiinnostunut. Talouden lukujen seuraaminen ja tulkinta vaatii nimittäin työpanosta. Se kuitenkin kannattaa, sillä kasvaneen ymmärryksen kautta taloutesi aiheuttaa sinulle vähemmän päänvaivaa jatkossa. Mikä toisikaan paremmin iloa ja huolettomuutta yrittämiseen kuin varmuus siitä, että kassa on kunnossa, investoinnit myyntiin ja markkinointiin tuottavat euroja ja palkat voi maksaa jatkossakin ongelmitta?

Yksin ei suunnitelmien, raporttien, analyysien ja ennusteiden kanssa tarvitse kamppailla. Taloushallinnon konsultitkaan eivät kuitenkaan voi tehdä asioita puolestasi. Sinun osallistumisesi ja aktiivinen vuoropuhelu yrityksesi sisällä on välttämätöntä. Tarvitaan nimittäin näkemys asiakaskannasta, myynnistä, kulurakenteesta ja tulevista investoinneista. Pitkän aikavälin ennusteita tehdään myös tiedolla, jota ei järjestelmistä löydy ja harvassa yrityksessä yhdellä henkilöllä on.

→ Parhaat ohjelmistot ja palvelutkin auttavat vain, kun olet itse kiinnostunut talouden ymmärtämisestä.